AIごとに同じ資料を入れ直していると、そのうちどれが最新版かわからなくなります。データベース機能は、AIに読ませる資料の置き場です。
営業支援エージェント、サポートエージェント、案件ごとのチャット。それぞれに同じファイルを添付して回るのは、もう要りません。営業資料、製品FAQ、社内手順書を用途ごとにまとめておけば、どのエージェントからも同じ最新版を参照できます。
「どこに置くか」と「どう答えるか」を分ける
置き場・答え方・使う場所。この3つを切り分けておくと、運用は驚くほど整理されます。
データベース
何を読ませるか。資料の置き場。
エージェント
どう答えさせるか。参照先を決めた担当者。
ワークスペース
どの案件で使うか。チャットを整理し、参照DBをまとめる場。
誰に向いているか
| 読み手 | 分けておくと効くこと |
|---|---|
| 営業担当 | 提案書・価格表・事例を1つにまとめ、商談準備でも商談後の回答でも同じ最新版を参照できる |
| サポート担当 | 製品FAQ DBをサポートエージェントに接続し、担当者による回答のばらつきを抑えられる |
| 管理者 | DB側を1か所更新すれば、接続している全AIに反映される。入れ直しの手間と更新漏れがなくなる |
使い方は、3ステップ
用途ごとにデータベースを作る ファイル・テキスト・Web・外部ストレージから登録
提案書、価格表、導入事例、製品比較表を1つにまとめます。製品FAQや社内手順も、同じように用途で分けます。
データベース
新規作成データベースへの取り込み口はファイル・テキスト・ウェブ・外部ストレージ（Google Drive / SharePoint / Notion）。散らばった資料を、一箇所に集約できます。
エージェントに、使うDBを接続する 1つのDBは複数のエージェントから同時に使える
製品FAQ DBは、営業支援エージェントにもサポートエージェントにも接続できます。部署をまたいで同じ資料を見るので、回答がずれません。
常にAIが参照するドキュメントを選択します。RAG検索の結果に関わらず、常にコンテキストに含まれます。
このエージェントが参照するデータベースを管理します。複数を接続でき、選択したデータベースの中身を編集できます。
エージェント設定の「ファイル」タブで、参照するデータベースを接続。優先ドキュメントは、毎回必ず読ませたい資料を指定できます。
チャットで聞くと、資料をもとに答える 添付し直し不要。参照した資料も表示される
あとは、いつものチャットで聞くだけ。接続済みのDBを参照して、根拠つきで返ってきます。
A社の現場属人化に寄せて、提案の骨子を整理しました1。
- 課題：ベテラン依存で、引き継ぎと品質にばらつき
- 提案：ナレッジをDB化し、誰でも同じ回答にたどり着く2
- 次アクション：現場ヒアリングと対象資料の棚卸し
回答は結論→根拠→次アクションの形で、必ず出典つき。出典カードから元資料をその場で開け、関連する質問で深掘りできます。
会話しながら、読ませる資料をその場で調整
案件のワークスペースには、営業資料DBとA社提案DBだけを接続しておきます。ファイルを毎回添付し直さなくても、案件の話の流れを保ったまま相談できます。会話の途中で「最新の価格表だけ見て」と絞り込むのも、参照ファイルのパネルからその場で。
参照中のファイルが一覧。クリックで中身を開ける。
紫のチェックで、この会話に使う資料だけに絞れる。
重要な資料は「精読」ピンで毎ターン全文を読ませる。
最新の価格表をもとに金額を更新しました。旧版は参照から外しています。
参照 価格表_2026年版.xlsx参照できる範囲は、“共有”で決まる
データベースの参照権限は、それを接続したエージェントの共有設定に従います。DBそのものに権限を設定して回る必要はありません。
DBを参照できるのは、接続先エージェントを共有された人だけ。
機密DBは、接続先エージェントの共有範囲がそのまま境界になります。
営業資料DBを接続したエージェントを営業グループにだけ共有すれば、他部署の社員がその内容を回答で目にすることはありません。
次に読むなら：エージェント設計
まとめた資料を「どのエージェントに、どう使わせるか」。役割ごとの設計を解説しています。